Hankinta on johtamisen väline – vastuullisuus ja vaikuttaminen ohjaavat hankintoja yhä enemmän

Tampereen kaupunki sai syyskuussa Vaikuttavin kuntahankkija -palkinnon. Ensimmäistä kertaa jaettu palkinto haluttiin antaa kunnalle, joka on huomioinut hankinnoissaan erityisesti niiden yhteiskunnallisia vaikutuksia.

Palkinnon myönsivät Suomalaisen Työn Liitto ja Yhteiskunnallisten yritysten liitto ARVO ja sen perusteena oli muun muassa se, miten Tampereen kaupunki on ottanut laajasti palveluissa käyttöön työllisyyspalvelut ja innovatiiviset, vaikuttavat hankinnat.

Työllisyyden hoitamiseen hankintojen kautta on osallistunut myös Vantaan kaupunki. Vantaa on mukana kevääseen 2020 jatkuvassa Sosiaalisia innovaatioita ja työtä julkisilla hankinnoilla –hankkeessa.

Vantaan hankintajohtaja Tiina Ekholm korostaa, että olennaista on oivaltaa hankintojen olevan johtamisen väline, jolla voi toteuttaa kaupungin strategiaan kirjattuja tavoitteita.

Johtajan pitäisi ymmärtää, miten paljon hankinnoilla pystytään vaikuttamaan.

Ekholmin mukaan on tärkeää, että koko kaupungin organisaatiossa ymmärretään hankinnan johtamisen välineenä.

Kyse ei ole uudesta asiasta.

– Jo pitkään Vantaan kaupungilla on sisällytetty vastuullisuuteen liittyviä yksityiskohtia yksittäisiin hankintoihin, mutta nyt toiminnasta tulee systemaattisempaa ja koko kaupungin kattavaa, Ekholm kertoo.

Vantaalla pitkän aikavälin vastuullisuustavoitteita määrittää muun muassa resurssiviisauden tiekartta, jolla tavoitellaan hiilineutraaliutta vuoteen 2030 mennessä.

Tiekartassa on toimenpiteitä vastuullisuuden toteuttamiseksi energiankulutuksessa ja -tuotannossa, yhdyskuntarakenteessa ja liikkumisessa sekä kulutuksessa ja materiaaleissa. Näitä osa-alueita koskevia tavoitteita toteutetaan myös hankintojen avulla. 

Seurannassa kehitettävää

Kestävien julkisten hankintojen osaamiskeskus KEINO on selvittänyt hankintojen strategisen johtamisen lähtötasoa. Kesällä tehtyyn kyselyyn vastasi 136 kuntien, seurakuntien ja valtion edustajaa. Kysely oli kohdistettu organisaatioiden johtohenkilöille.

Vastaajista lähes puolet (48 %) ilmoitti, että julkisia hankintoja koskeva strategia tai muu linjaus on laadittu erillisenä asiakirjana ja päättävän tahon vahvistamana koskien koko organisaatiota. Vajaalla viidenneksellä (18 %) tällainen strategia tai muu linjaus sisältyi koko organisaation strategiaan tai muuhun esitykseen.

15 prosenttia vastanneista ilmoitti, että julkisia hankintoja koskevaa strategiaa tai muuta linjausta ei ole.

Lähes puolella vastaajista (49 %) hankintalinjauksissa huomioitiin ympäristövastuu ja melkein sama osuus vastaajista (46 %) ilmoitti, että sosiaalinen vastuu huomioidaan hankintalinjauksissa.

Huomiointi on pääosin yleisellä tasolla koko organisaatiossa tapahtuvaa; sitovia yksityiskohtaisia ohjeistuksia oli annettu vain muutamassa prosentissa vastanneista organisaatioista.

Vastanneista 23 prosenttia ilmoitti, että sosiaalista vastuuta ei huomioida hankintalinjauksissa. Ympäristövastuun kohdalla näin vastasi huomattavasti harvempi, 11 prosenttia. Vastuullisuuden toteutumisen säännöllinen, koko organisaation kattava, seuranta oli vastanneissa organisaatioissa melko harvinaista.

Seuranta ei ole aivan yksinkertaista, toteaa Tiina Ekholm. Vantaallakaan ei ole vielä mittareita vastuullisuuden toteutumisen seuraamiselle.

Johtajat pois siiloista                                        

Vantaan Ekholmin mukaan johtajalla pitää olla kokonaiskuva siitä, kuinka organisaation eri osien voimavaroja yhdistämällä voidaan toteuttaa entistä paremmin kaupungin strategisia tavoitteita.

– Kaikki hankinnat perustuvat tarpeisiin. Mitään ei tehdä huvikseen. On löydettävä yhteiset tarpeet ja yhdistettävä voimavarat.

Tämä edellyttää johtajalta katseen nostamista ylös ja ulos siiloista.

– Siilojen väliset rajat voivat olla aika vahvat. Arjen tekemisen tasolla yhteistyön edut on helpompi ymmärtää, koska se näkyy konkreettisessa työssä.