Julkisiin hankintoihin turhan vähän tarjouksia - karkaavatko kustannukset käsistä?

VATT:n ja Aalto-yliopiston tuoreen tutkimuksen mukaan yli puoleen julkisten hankintojen kilpailutuksista saadaan korkeintaan kaksi tarjousta. Kun kilpailu hankinnoista on vähäistä, niin vaarana on kustannusten kasvu. Ja kun julkisista hankinnoista puhutaan, niin kustannusten kasvu maksetaan meidän kaikkien yhteisistä verovaroista.

– Kilpailun puute näyttää johtuvan sekä siitä, että ylipäänsä potentiaalisia tarjoajia ei ole riittävästi, että erityisesti siitä, että suuri osa potentiaalisista tarjoajista ei jätä tarjousta, arvioi VATT:n johtava tutkija Janne Tukiainen.

Tutkijoiden käytössä oli poikkeuksellisen laaja suomalainen aineisto vuosilta 2010-2017 toteutetuista julkisista hankinnoista. Aineistosta näkee kaikkien tarjoajien lisäksi ne yritykset, jotka ovat rekisteröityneet hankintaan, mutta eivät päättäneet jättää tarjousta. Tutkijoiden taholta korostetaan sitä, että julkisten hankintojen pelisääntöjä on syytä yksinkertaistaa.

– Tutkimustulos yllätti meidät. Isoja eroja tarjousten määrässä ei ollut eri tuoteryhmien tai palvelujen välillä. Myöskään hankinnan arvolla ei ollut suurta merkitystä saatujen tarjousten määrään. Hankinnan koko hieman kasvattaa potentiaalisten tarjoajien määrää, mutta sillä ei ole juurikaan vaikutusta varsinaisten tarjoajien määrään, Aalto-yliopiston tohtorikoulutettava Jan Jääskeläinen arvioi.

Laatupisteiden ongelmat tunnetaan

Tutkimuksen mukaan yritykset näyttävät hieman karttavan kilpailutuksia, joissa käytetään laatupisteitä. Tutkijoiden mielestä niiden käyttöä tulisi kenties välttää, mutta vain jos on muita mielekkäitä tapoja varmistaa toivotun laadun toteutuminen, kuten minimilaatuvaatimukset tai etukäteissanktiot.

Suomen Yrittäjien elinkeino- ja kilpailuasioiden päällikkö Satu Grekin tunnistaa tutkijoiden esiin nostaman ongelman, joka liittyy julkisiin hankintoihin, joissa vertailua tehdään hinnan ohella myös laatupisteiden avulla.

– Niiden hankintojen pisteytystä, joissa hinta ja laatu ratkaisevat ymmärtävät vain ne, jotka tarjoavat todella paljon. Silloin voi käydä niin, että ostetaan halvalla huonoa laatua, vaikka se ei ole tarkoitus, Grekin toteaa.

Laatupisteiden käytön sijaan Grekin käyttäisi mieluummin mallia, jossa laatuvaatimukset on kirjoitettu jo tarjouspyyntöön.

– Laatua voidaan hankkia kahdella tavalla. Toinen ovat nämä laatupisteet, mutta parempi tapa on kirjata vähimmäislaatuvaatimukset tarjouspyyntöön. Silloin yritysten pitää sitoutua vähintään siihen haluttuun laatuun ja vertailun ratkaisee vain hinta. Tähän malliin liittyen ostajan on sitten osattava valvoa, että hän saa haluamansa laatuista palvelua, Satu Grekin arvioi.

Julkisissa hankinnoissa pyöritetään maassamme vuositasolla EK:n arvion mukaan noin 35 miljardin euron rahapottia, joka on lähes viidennes bruttokansantuotteestamme. Noissa rahavirroissa riittää tutkittavaa myös jatkossa.

– Yksi kiinnostava jatkokysymys on, pyritäänkö kilpailutuksissa aina houkuttelemaan mahdollisimman paljon tarjouksia, vai onko jotkut niistä suunniteltu joku tietty tarjoaja mielessä, Aalto-yliopiston Jan Jääskeläinen pohtii.

Kotka pystyy parempaan

Kotkan suunnalla tilanne on parempi kuin keskimäärin valtakunnassa. Kaupungin hankintapäällikkö Mervi Veini suoritti pikaisen ynnäilyn VATT:n tutkimuksen julkaisun jälkeen siitä, minkä verran tarjouksia keskimäärin vuoden 2018 hankintoihin saatiin.

Kotkan julkisten hankintojen arvo oli viime vuonna noin 130 miljoonaa euroa. Summasta on vähennetty muun muassa sairaanhoitopiiriltä hankitut erityissairaanhoidon palvelut.

– Meillä oli noin 80 kynnysarvot ylittänyttä kilpailutusta, joihin tuli keskimäärin neljä tarjousta. Tässä eivät ole mukana laajat puitejärjestelyt, kuten työkone- ja talvityöpalvelut, joihin tuli useita kymmeniä tarjouksia per kilpailutus. Ne olisivat vääristäneet tulosta, Veini kertoo.

Ei Kotkassakaan kaikkiin hankintoihin ole tarjouksia ropissut. Yhden vastauksen hankintoja on ollut viisi ja yhteen hankintaan ei tullut ainoatakaan tarjousta.

– Kotkan Meripäivien musiikkiareenan konserttitoiminnan käyttöoikeussopimuskilpailutukseen emme saaneet yhtään tarjousta. Epäilimme jo etukäteen, että näin voi käydä, mutta halusimme yrittää. Järjestimme sitten konserttitoiminnan kaupungin omana työnä, Veini kertoo.

Fiksuja hankintoja

Kotka on ollut mukana aktiivisesti Fiksut hankinnat Kymenlaakso -hankkeessa, jonka avulla on pyritty avaamaan julkisiin hankintoihin osallistumista myös paikallisille yrityksille aiempaa paremmin. Hankintojen kehittämiseen liittyen kaupunki otti vuonna hankintatoimen takaisin omiin näppeihinsä.

– Tämän reilun kahden vuoden aikana olemme alkaneet saamaan entistä enemmän tarjouksia paikallisilta yrityksiltä. Olemme lisänneet viestintää tulevista tarjouskilpailuista ja keskustelleet hankinta-asioista yrittäjien kanssa. Hankinta-asiamiehen palveluita on myös moni yrittäjä käyttänyt hankkeen aikana. Tiedottamisen kannalta erittäin tärkeä asia on verkossa oleva hankintakalenteri, josta pääsee katsomaan kaupungin tulossa olevat ja Hilmassa auki olevat kilpailutukset, hankintapäällikkö kertoo.

Hankintalain uudistuksen yhteydessä painotettiin sitä, että yhä useammin isot hankinnat on syytä pilkkoa pienempiin osiin, jotta pk-yritykset voivat tarjota palvelujaan isojen rinnalla.

– Meillä esimerkiksi vartiointipalveluiden tarjouspyyntö oli jaettu useampaan osaan, jotta pienetkin yritykset saattoivat tarjota. Lisäksi järjestimme markkinakartoitustilaisuuden, jolla varmistimme, ettei tarjouspyyntöön jäisi esimerkiksi kilpailutusta turhaan rajaavia ehtoja, Mervi Veini toteaa.

Ja hankintatoimintaa kehitetään Kotkassa aktiivisesti myös jatkossa. Kun verovaroilla pystytään hankkimaan palveluja ja tuotteita omalta alueelta, niin hankinnat ovat melkoinen piristysruiske alueen elinkeinoelämälle.

– Nyt on suunniteltu Fiksut hankinnat- ryhmässä, että lisätään tiedotusta siitä, kuinka pienet yritykset ja yrittäjät voivat muodostaa ryhmittymiä tarjouksen tekoa varten. Näin ne pystyvät yhdessä kilpailemaan laajemmistakin hankintasopimuksista tai niiden osista, hankintapäällikkö Mervi Veini kaavailee.

Hankinnat kysyvät osaamista

Paperityöt ovat merkittävä osa julkista hankintaa. Kun laatua määritellään hankintapyyntöön vastatessa paperilla, niin taitavin menestyy. Tai härskein.

– Minulle on monet pienet yritykset kertoneet, etteivät he osallistu julkisiin hankintoihin, koska siinä on kyse siitä, kuka valehtelee paperilla eniten. Tehdään mieluummin kauppaa muiden toimijoiden kanssa, Suomen Yrittäjien Satu Grekin kertoo.

Yrittäjien taholta toivotaan, että julkisten hankintojen yhteydessä yhä useammin valittaisiin enemmän kuin yksi voittaja. Se säästäisi myöhemmin monelta päänvaivalta. Tai ainakin voisi säästää.

– Jos esimerkiksi palvelujen hankinnassa on vain yksi voittaja, niin silloin on markkina suljettu. Kun tämän yhden yrityksen kanssa tulee ongelmia, niin ostaja joutuu tekemään ratkaisuja, jotka voivat olla kalliita. Jos on jo alun perin valittu useampi voittaja, niin silloin on vaihtoehtoja olemassa kaikissa tilanteissa.

Vanhat keinot ovat valttia, kun kunnissa aktivoidaan paikallisia yrityksiä tarjoamaan osaamistaan julkisiin hankintoihin.

– Tehokas viestintä ja yritysten kanssa käytävät hankintavuoropuhelut ovat tärkeitä asioita. Hankinnoista on kerrottava ajoissa, jotta yritykset ehtivät niihin reagoida, asiantuntija opastaa.

Hankintatoiminnan toimivuutta kunnat voivat mitata kahdella eri mittarilla.

– Ensimmäinen mittari on se, minkä verran tarjouksia tulee tarjouspyyntöä kohden. Toinen on se, kuinka moni uusi yritys saa kunnalta referenssin, Suomen Yrittäjien elinkeino- ja kilpailuasioiden päällikkö Satu Grekin opastaa.

VATT:n ja Aalto-yliopiston tutkimus (englanninkielinen)