Uusi pelikirja kannustaa ICT-hankintoja suunnittelevia kuntia avoimeen vuorovaikutukseen yritysten kanssa

Polku vaikuttaviin ICT-hankintoihin on alaotsikkonsa mukaan pelikirja hankintayksiköille ja tarjoajille. Valtiovarainministeriö tiedotti tiistaina myös kunnille suunnatusta oppaasta, jonka tarkoitus on ohjeistaa onnistuneisiin ICT-hankintoihin.

Pelikirjaprojektin vetäjä, senior asiantuntija Outi Tarvainen PTCServices Oy:stä, kertoo hankintatietoa olevan nyt tarjolla laajalle joukolle. Kirjaa voivat hyödyntää kuntien lisäksi kaikki julkisia hankintoja tekevät hankintayksiköt, kuten valtio ja hyvinvointialueet sekä hankintojen tarjoajat.

– Pelikirjasta löytyy käytännönläheistä ohjeistusta muiden muassa siihen, miten hankintoja kannattaa valmistella ja tehdä, minkälaisia asioita on hyvä ottaa huomioon.

– Mukana on myös linkkejä muihin hyödyllisiin oppaisiin.

Asioistaan on hyvä kertoa avoimesti

Iso kehitysaskel julkisissakin ICT-hankinnoissa on vuorovaikutuksen parantaminen palveluntarjoajien ja hankintayksiköiden välillä, Tarvainen huomauttaa.

– Hankintayksikössä on hyvä pyrkiä aitoon toimijoiden ratkaisumallien ja toimintaperiaatteiden ymmärtämiseen.

Esimerkiksi on hyvä ymmärtää, mikä on jonkin yrityksen liiketoimintaperiaate ja miten se on rakentunut.

Tarvaisen mukaan julkisten hankintayksiköiden ja palveluita tarjoavien yritysten välistä yhteistyötä on saattanut toisinaan häiritä turhat ennakkoluulot. Tarvaisen mukaan on kummankin osapuolen etu, jos molempien tarpeet ja vahvuudet ovat mahdollisimman hyvin tiedossa.

Myös palveluntarjoajien on hyvä kertoa asioistaan avoimesti hankintayksiköille. Kun markkinoilla pystytään tällä tavoin avoimeen vuoropuheluun, se auttaa toimivien yhteistyökuvioiden ja lopputulosten kehittymistä, Tarvainen jatkaa.

– Liian vähäinen vuoropuhelu toimittajien kanssa hankintaprosessin aikana voi olla ongelma, kuten myös siihen liittyvä hankintayksiköiden heikko markkinatuntemus.

Vaihe vaiheelta on onnistuttava

Luottamuksen vahvistuminen hyvän vuorovaikutuksen kautta voi edistää esimerkiksi sitä, että sopimusehtoja ei rajata liikaa.

Tarjouspyynnöissä voi olla ongelmana jopa ristiriitaiset tai väärin mitoitetut vaatimukset. Liian laaja hankintakokonaisuus voi osaltaan heikentää hankinnan onnistumisen todennäköisyyttä, Tarvainen jatkaa.

Ketterä ICT-hankintojen toimintamalli tarkoittaa sitä, että hankinnan aikana pyritään minimoimaan hankinnan toteuttamiseen liittyviä riskejä jakamalla prosessi vaiheisiin.

– Pelikirja sisältää ohjeita sekä hankintayksiköille että tarjoajille hankinnan eri vaiheisiin.
Hankintaprosessissa ketteryys tarkoittaa sitä, että prosessia on mahdollista muuttaa, mikäli asiakkaan tarpeet, vaatimukset tai markkinat sitä edellyttävät.

Kärsivällisyyttä tarvitaan

ICT-järjestelmien elinkaaret lasketaan jopa vuosikymmenissä. ICT-hankintojen asiantunteva puntarointi on tärkeää, koska se voi olla koko organisaation toimintakyvyn kannalta keskeistä pitkällä aikavälillä.

ICT-hankintojen valmisteluun kannattaakin käyttää aikaa ja tarvittaessa hankkia apuja ulkopuolelta, Tarvainen tähdentää.

– Onnistuneen hankinnan saavuttaminen voi vaatia vuosien työn.

Eikä ICT-hankinnoissa ole varaa levätä laakereillaan. Ala kehittyy jatkuvasti ja aina on oltava katse myös tulevaisuudessa, Tarvainen vahvistaa.

Yhteisen pelin äärellä

Pelikirja on yhteistyön tulosta, ja yhteistyötä jatketaan pelikirjan julkaisun jälkeen. Jatkoyhteistyössä keskitytään tarkemmin eri teemoihin, joiden osalta on tarvetta syventää ohjeistusta.

Pelikirja julkaistiin osana valtiovarainministeriön ja Kuntaliiton Hankinta-Suomi-toimenpideohjelmaa tiistaina.

Hankinta-Suomi-ohjelma käynnisti toimivien ja laadukkaiden ICT-hankintojen edistämiseksi syksyllä 2022 kaikille ICT-hankintojen parissa työskenteleville avoimen yhteistyöprojektin.

Yhteistyön tavoitteena oli saattaa eri osapuolia yhteen ja luoda alalle uutta keskustelun ilmapiiriä. Työskentelyyn osallistui noin 200 hankintayksiköiden ja toimittajien asiantuntijaa, konsulttia, tutkijaa ja järjestöjen edustajaa.

Hankinta-Suomen avulla edistetään julkisiin hankintoihin käytettävien varojen yhteiskunnallista vaikuttavuutta sekä julkisen talouden kestävyyttä. Ohjelman ja ICT-pelikirjan yhtenä tavoitteena on edistää sitä, että hankintayksiköt tekevät toimivia ja laadukkaita hankintoja niin, että myös markkinoiden elinvoimaa edistetään. Suomessa tehdään julkisia ICT-hankintoja vuodessa miljardien eurojen arvosta.