Teksti Jaakko Pekki KUVA Shutterstock

Toimintaympäristössämme tapahtuu koko ajan muutoksia. Keskeisiä muutoksia monella alalla ovat olleet viime aikoina esimerkiksi ulkoistaminen, keskinäisriippuvuuksien kasvu, rakenteiden muuttuminen, globalisaatio sekä toimintojen teknistyminen ja sähköistyminen. Muutosten nopeus ja voima kasvavat edelleen. Samalla muutokset haastavat totuttuja toimintatapojamme. Siksi myös kykyämme varmistaa palvelumme kuntalaisille mahdollisimman häiriöttömästi muuttuvassa toimintaympäristössä tulee tarkastella kriittisesti ja avoimesti.

Toimintaa, jolla varmistetaan tehtävien mahdollisimman häiriötön hoitaminen, kutsutaan varautumiseksi. Keskeinen varautumistoimenpide on jatkuvuudenhallinta. Siinä määritellään merkittävimmät palvelut ja toiminnot, joiden toiminta tulee turvata, tunnistetaan toiminnan uhat ja arvioidaan niiden vaikutukset organisaatiossa ja sen toimijaverkostossa sekä luodaan toimintatapa vakavien häiriötilanteiden hallinnalle.

Vaikka hyviä toimenpiteitä on jo tehty kuntien varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan parantamiseksi, on kunnilla ja muilla toimijoilla muuttuneessa toimintaympäristössä vielä paljon kehitettävää häiriötilanteisiin varautumisessa.

Uudet työkalut tukena varautumisen arvioinnissa

Kuntaliitto kehittää yhdessä kuntien kanssa varautumistyökaluja kuntien ja kuntakonsernien toimijoiden varautumisen tukemiseksi. Niiden avulla erikokoiset kunnat voivat selvittää esimerkiksi miten hyvällä mallilla niiden varautuminen on, sekä löytää keskeisimmät ja tarkoituksenmukaisimmat kehittämistoimenpiteet.

Kunnilla on valmius- ja varautumissuunnitelmia ja malleja niiden sisällöiksi. Sen sijaan meiltä puuttuu ymmärrys siitä, miten koko varautumisprosessi toimii nykyisessä monimutkaisessa toimintaympäristössä. Miten arvioidaan puutteita, miten asioita kehitetään, miten niitä arvioidaan ja seurataan? Tähän haetaan keinoja Kuntaliiton käynnistämässä kuntien jatkuvuudenhallintaprojektissa.

Liikkeelle pääsee jo viidessätoista minuutissa. Kuntaliiton kehittämällä JATKE-pikatestillä voidaan nopeasti hahmottaa varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan kehittämistoimenpiteiden tarpeellisuutta. Pikatesti voidaan tehdä helposti ja nopeasti esimerkiksi osana johtoryhmän kokousta. Tuloksena saadaan nopeasti luoduksi yhteinen näkemys varautumisen hallintakokonaisuuden nykytilasta sekä mahdollisista kehittämistarpeista.

Jos JATKE-pikatestissä päädytään kahteen viimeiseen arviokoriin, eli varautumisessa on selkeitä puutteita, tulee varautumisen kokonaisuuden kehittämistarve analysoida tarkemmin. Tähän voidaan käyttää Kuntaliiton toteuttamaa KUJA-arviointimallia. Siinä varautuminen on jaettu neljään kokonaisuuteen ja yhteensä 23 arviointikorttiin varautumisen osakokonaisuuksien arvioimiseksi sekä johdon tahtotilan määrittämiseksi. Kokonaisuudet arvioidaan osakokonaisuuksittain arviointikorteilla, asteikolla 1 – 5 (1 = Heikko, 2 = Puutteellinen, 3 = Perustaso, 4 = Sitoutunut, 5 = Edelläkävijä).

Osaamista maksuttomista koulutustilaisuuksista

Kuntaliitto toteuttaa syyskuun 2015 ja toukokuun 2016 välillä kunnille maakunnittain maksuttomat koulutus- ja työkokoukset kuntien varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan tukemiseksi sekä siihen liittyvän kokonaiskonseptin ja työkalujen jalkauttamiseksi. Kokoukset on kohdennettu kunnan palveluista sekä varautumisesta ja riskienhallinnasta vastaaville henkilöille sekä muille kuntien määrittelemille asiakokonaisuuden mahdollisille avainhenkilöille.

Jokaisen maakunnan alueella tullaan järjestämään kolme työkokousta, joiden teemat ovat:

* varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan perusteet sekä johtaminen

* palveluiden toimintavarmuus ja sopimuskumppanien huomioiminen

* häiriönhallinta ja kriisijohtaminen

Jokainen työkokous on kestoltaan kolme tuntia. Kokouksissa käydään läpi perusteoria kyseisestä aihepiiristä, esitellään siihen liittyviä maksuttomia työkaluja sekä kehitetään yhdessä varautumista sekä palveluiden toimintavarmuutta.

JATKE-pikatesti, KUJA-arviointimalli sekä tarkemmat tiedot maksuttomista työkokouksista löytyvät Kuntaliiton nettisivuilta www.kunnat.net/kuja.

Kirjoittaja työskentelee projektipäällikkönä Suomen Kuntaliiton Alueet ja yhdyskunnat -yksikössä.