Teollisuudessa on osto-osaamiseen kiinnitetty viime vuosikymmenen ajan merkittävästi huomiota. Kiinteistöpalveluissa on nyt herätty samaan.

Hankintatoimi onkin laadun ja kustannusten kannalta isossa roolissa. On tärkeää varmistaa hankkeen onnistumisen edellytykset jo alusta lähtien, ja tähän on kaivattu selkeitä ohjeita kiinteistöpalveluille.

Toimitilarakennusten ja asuinkerrostalojen ylläpidon kokonaiskustannus on Suomessa vuositasolla runsaat 13 miljardia euroa. Siitä merkittävä osa on kiinteistöpalveluja, siis hoito- ja ylläpitopalveluja, joilla säilytetään kiinteistön kunto, arvo, ominaisuudet ja olosuhteet halutulla tasolla. Toinen iso kustannuserä on toimitila- ja käyttäjäpalvelut, jotka mahdollistavat tilojen käyttäjille edellytykset harjoittaa toimintaansa.

Laadun arviointi vaikeaa etukäteen

Kiinteistö- ja rakennusalalla ei ole yleisesti ollut käytössä kiinteistöpalveluiden hankintojen ohjelmistotyökalua, jolla voitaisiin helposti muodostaa kattavia asiakirjakokonaisuuksia. Usein onkin päädytty käyttämään palveluntuottajien sopimusmalleja, jotka eivät tue tilaajan etuja.

Helsingin Seurakuntayhtymän ylläpitopäällikkö Niko Parikka kertoo, että kehitystyöhön ryhdyttiin, kun tarve isompien kokonaisuuksien kilpailuttamiseen kerralla tuli välttämättömäksi.

– Aiemminkin oli hankintoja tehty vakiotarjouspyynnöillä, mutta halusimme asiakirjat, joilla voimme varmistaa kilpailuttamisemme sopivan mahdollisimman laajalle yrittäjäjoukolle. Tarjoajilla piti olla mahdollisuus muodostaa kumppaniensa kanssa tarvittaessa myös työyhteenliittymiä.

Konsulttina ongelmakenttää purkamassa on ollut Haahtela-yhtiöt, jossa asiakirjojen kehittämisestä vastasi diplomi-insinööri Anssi Juntunen. Kiinteistöpalvelukokonaisuuden laaja kilpailutus oli hänen diplomityössään vuonna 2010 esimerkkihankintana. Ongelmana hän pitää edelleen laadun vertailua.

– Tarjousvaiheen lopputuloksena syntyy yleensä tilanne, jossa tilaaja saa nipun tarjouksia, joita voidaan vertailla vain pelkkien hintojen mukaan. Laatu subjektiivisena käsitteenä on toissijainen arviointikriteeri. Kiinteistöpalveluthan on pitkälti toimintaa, jota on vaikea laadullisesti arvioida, varsinkaan etukäteen.

Räätälöidyt asiakirjat vaativat asiantuntemusta

Suurten kiinteistöomistajien, kuten kuntien sekä kunta- ja seurakuntayhtymien kiinteistöpalveluhankinnat ovat edelleen Juntusen työn keskiössä. Näissä prosesseissa käytetään asiakirjoja, jotka ovat joko valmiiden mallien mukaisia, osittain valmiista malleista räätälöityjä tai täysin tapauskohtaisesti alusta loppuun yksilöllisesti tehtyjä.

– Mallien pohjalta muodostetut hankinta-asiakirjat ovat usein liian suppeita, kun taas räätälöidyt asiakirjat puolestaan vaativat paljon ammattitaitoa ja työresursseja. Halusimme tehdä isojen hankintojen asiakirjakokonaisuuden lähinnä julkisen sektorin kiinteistönomistajille, Juntunen sanoo.

– Näillä asiakirjoilla voidaan hankkia tilaajaorganisaatioille erilaisia kiinteistöpalveluja ja vuosisopimuskumppaneita.

Niko Parikka on ollut tyytyväinen lopputulokseen. Seurakuntayhtymän omat resurssit eivät olisi ilman konsulttia työhön riittäneet.

– Nyt kilpailutus tapahtuu yhden tarjouspyynnön periaatteella, siis kaikki tarvittaessa yhden sateenvarjon alla. Voimme halutessamme myös kilpailuttaa näillä asiakirjoilla ilman konsulttia. Mahdollista on saada tarjouksia pieniltäkin toimijoilta – pelti- ja lukkosepiltä tai maalareilta, mutta asiakirjat soveltuvat myös isompiin paketteihin.

Ensisijaisesti kehitetty asiakirjapaketti soveltuu laajoihin kokonaisuuksiin, kuten kaupunkien rakennuskannan kattavaan massahankintaan. Mutta se sopii myös yksittäisen taloyhtiön isännöinti-, kiinteistönhoito- tai siivouspalveluiden hankintaan. Isännöinnin hankinta-asiakirjoilla on pystytty tekemään samalla kertaa isännöinnin massahankinta 12 erilliselle yhtiölle.

Kiinteistöpalveluiden laaja-alainen palvelukokonaisuus puolestaan sisälsi muun muassa kiinteistömanagerointia, kiinteistönhoitoa, siivouspalveluita ja LVIS-huoltoa yli 90 kohteen kiinteistömassaan. Tällöin tarkkaan mietityt sopimus- ja laatukriteerit lyötiin lukkoon jo tarjouspyyntövaiheessa.

Rakennuttamisesta malli kiinteistöpalveluiden ostoon

Parin vuoden aikana kehitetty kiinteistöpalveluiden hankinta-asiakirjakokonaisuus sisältää uudenmallisia tarjouspyyntöasiakirjoja, kuten erilaisiin hankintoihin ja sopimusehtoihin räätälöityjä sopimusluonnoksia sekä tilaajaorganisaation yleistä tahtotilaa kuvaavia palvelun johtaminen asiakirjoja, joita alalla ei ole aiemmin käytetty. Taustalla on ideologia, jota on vuosikausia käytetty rakennuttamisen ohjelmistoissa hyvällä menestyksellä.

– Tavoitteena on tarjota asiakaskunnalle kattavat hankintatoimen työkalut, joilla kaikkia kiinteistöön kohdistuvia hankintoja voidaan helposti toteuttaa ja hallita koko elinkaaren ajan. Se alkaa uudishankkeen suunnittelusta ja rakennuttamisesta ja jatkuu valmiin kiinteistön käytön aikaiseen huoltoon ja ylläpitoon saakka, Juntunen kertoo suunnitelmista.